El objetivo de esta prueba es identificar y validar un método para mover un sitio dentro de la estructura de sitios sin perder datos de la historia.
Escenario:
- Tenemos una colección de sitios de nivel superior llamada “PADRE”
- Tenemos un sitio hijo llamado “HIJO” y un sitio hijo de este hijo llamado “NIETO”.
El objetivo es subir un nivel en la estructura a NIETO sin que se pierda la historia:
No perder la historia incluye:
- Historial de modificación de documentos (fechas y usuarios)
- Flujos de trabajo y su historial de aprobaciones
- Permisos (asumiendo que se heredan, aunque pueden existir permisos exclusivos)
Para realizar esta prueba, creamos un ambiente con las siguientes características:
- Windows Server 2008 R2
- SQL Server 2008 R2
- SharePoint Server 2010 Enterprise
A partir de una colección de sitios existentes, creamos primero el sitio HIJO, heredando permisos del padre:
Luego creamos un sitio NIETO, heredando los permisos de HIJO. Obtenemos una estructura como la siguiente:
En este segundo paso, vamos a crear la historia del sitio NIETO:
- Listas
- Flujo de trabajo
- Carga de datos y ejecución del flujo de trabajo
Creamos una biblioteca de documentos y una lista de tareas.
A estas dos listas, les activamos el control de versiones:
Creamos un flujo de trabajo para la biblioteca de documentos. Es un flujo sencillo que tienes los siguientes pasos al momento de subir un documento:
- Asigna una tarea a un usuario
- Registra un evento en el historial
Definimos las opciones del flujo de trabajo para que se dispare automáticamente al momento de subir un documento:
Trabajamos primero con el Documento 1:
- Subimos el documento
- Completamos la tarea asignada por el flujo de trabajo
- Más tarde hacemos una modificación al documento
La historia del flujo de trabajo muestra:
La historia del documento muestra la creación y una modificación posterior:
La historia de la tarea muestra la creación y la modificación cuando se ejecutó el flujo de trabajo:
Ajustamos la seguridad utilizando el siguiente criterio:
- El sitio hereda permisos
- La lista de documentos hereda permisos
- La lista de tareas posee permisos exclusivos, según se muestra en la siguiente imagen:
Para realizar el movimiento del sitio, vamos a trabajar con la opción Contenido y Estructura dentro de la Configuración del Sitio:
Dentro de esta opción, utilizaremos el comando Mover.
Una vez dentro de la estructura, veremos reflejada la actual jerarquía:
Abrimos la lista desplegable de NIETO y elegimos la opción MOVER:
Aparecerá un cuadro de diálogo para elegir el sitio destino, elegimos PADRE:
Presionamos aceptar y esperamos... Luego veremos reflejada la nueva estructura:
Lo primero que se observa es que NIETO ya no es hijo de HIJO:
Seguridad
Se observa que se mantuvieron las configuraciones de seguridad:
- Permisos heredados en el sitio y la lista de documentos
- Permisos exclusivos en la lista de tareas
Al verificar el historial de versiones del Documento 1 se observan los mismos valores que antes:
Lo mismo sucede den el historial de versiones de la tarea:
En la siguiente pantalla se ven los detalles de la historia del flujo de trabajo con los mismos usuarios y fechas:
Abrimos SharePoint Designer y vemos que el flujo de trabajo existe:
El segundo paso es subir un segundo documento al sitio, para verificar que el flujo de trabajo funcione correctamente. Para ello luego de subirlo, completamos la tarea asignada. El resultado es el siguiente:
Por último, volvemos a abrir SharePoint Designer y modificamos el flujo de trabajo agregando un tercer paso. Publicamos y vemos que todo funciona sin problemas:
Subimos un tercer documento y verificamos que el flujo de trabajo se ejecuta sin problemas:
En esta prueba se observa que SharePoint 2010 permite mover sitios dentro de la estructura manteniendo la historia de la información. Es una prueba de laboratorio sencilla sin estructuras complejas.
Antes de avanzar con este método en un ambiente productivo, es conveniente revisar las particularidades de cada caso, hacer las pruebas en un ambiente de QA y tomar los recaudos necesarios de copias de seguridad.
