Flujos de trabajo en SharePoint Designer 2010

Este artículo hace una recorrida sobre las nuevas funcionalidades en cuanto a flujos de trabajo en SharePoint Designer 2010. Esta es una característica esperada, ya que el diseñador de flujos de trabajo de SharePoint Designer 2007 tiene limitaciones y por otro lado, el salto a Visual Studio no es un tema menor en cuanto a complejidad.

 

Espectro de soluciones de flujo de trabajo

Las opciones con las que contamos en SharePoint 2010 a nivel de flujos de trabajo son verdaderamente más amplias.

El gráfico (clic para agrandar) es bastante auto-explicativo, pero de todas maneras las resumo:

• Los flujos de trabajo out-of-box ya no son una caja negra. Pueden ser personalizados usando SharePoint Designer 2010 (cool)
• También pueden ser copiados y editados (más cool)
• Visio posee un stencil para SharePoint, lo cual nos agrega los beneficios de una herramienta de diseño (más abajo amplio este tema)
• Ahora los flujos de trabajo realizados en SharePoint Designer se pueden importar desde Visual Studio (cooooooooooool)

 

Tipos de flujos de trabajo en SharePoint Designer

En SharePoint Designer 2007 podíamos crear flujos de trabajo asociados a listas. En 2010, tenemos nuevas opciones:

Se pueden crear flujos de trabajo reusables, que pueden ser usados en:

• Múltiples listas
• Múltiples tipos de contenido

Y flujos de trabajo para Sitios! (cambio esperado)

 

Nuevas acciones y condiciones

La nuevas acciones provistas por SharePoint 2010 constituyen una de las novedades más importantes. Las enumero:

• Acciones de Aprobación
  • Assign Item For Approval
  • Assign Item For Feedback
  • General Task Process
• Acciones principales
  • Add a comment
  • Set Workflow Status
• Acciones de lista
  • Declare Record
  • Inherit List Item Parent Permissions
  • Remove List Item Permissions
  • Replace List Item Permissions (cool)
  • Undeclare Record
• Acciones de relación
  • Lookup Manager of a User
• Utilidades
  • Extract Substring from End of String
  • Extract Substring form Index of String
  • Extract Substring form Start of String
  • Extract Substring of String from Index with Length
  • Find Interval Between Dates
• Nuevas condiciones
  • If any values equals value (nuevo nombre)
  • If current item field equals value (nuevo nombre)
  • Check exact list item permissions (cool)
  • Check list item permissions (cool)
  • Person is a valid SharePoint user
  • Title field contains keywords

 

Cambios en la funcionalidad

Ahora es posible tener varios conjuntos de condiciones en el mismo "paso", algo que en SharePoint Designer sólo podía lograrse con varios "pasos".

E-mail action: se ampliaron los orígenes de datos. Ver imagen.

Un poco antes en este mismo post, hablé de la acciones relacionadas con aprobación. Bien, tal como pueden ver en el blog Furuknap's SharePoint corner, fíjense lo que implica está acción en cuanto a potencialidad (ver imagen). Les dejo el enlace del blog por si quieren ampliar el tema.

 

Cambios en el editor

El editor ya no es una pantalla modal (no es necesario salvar o cancelar para abrir otra solapa).

Todos los pasos del flujo de trabajo se ven en la misma pantalla.

Separación de la función de grabación y compilación:

• Para compilar, usar Publish
• Para salvar sin compilar (no disponible en 2007), usar Save

También hay algo parecido a IntelliSense  (abajo dejo un enlace sobre este punto).

¿Acaso nos obligará esta nueva versión a tenerle más aprecio a SharePoint Designer? :-) No tengo dudas de ello...

 

Integración con Visio

Ahora desde Visio 2010, podemos crear flujos de trabajo de SharePoint y darles un aspecto gráfico imposible de lograr en SharePoint Designer. Para ello contamos con un stencil que posee las acciones soportadas por SharePoint Designer, tal como muestra la figura.

Desde Visio podemos optar por exportar el flujo de trabajo en un formato reconocible por SharePoint Designer 2010. Luego un especialista de TI, lo importará y se encargará de vincular los campos de las actividades del flujo de trabajo, para posteriormente publicarlo en nuestro ambiente.

 

Nota: tengan en cuenta que al volver a Visio para hacer algún cambio, Visio no perderá las propiedades que han sido configuradas en SharePoint Designer.

Un dato más, tal como nos muestra David Martos en su blog, también cambia la experiencia de usuario, porque ahora es posible ver gráficamente en que punto del flujo de trabajo nos encontramos:

¿Impresionante no? Yo creo que sí!

¿Afectará esto a herramientas como Nintex? Tal ve un poco. Más abajo les dejo un enlace que opina al respecto (FitzBlog 2.0)...

 

Concluyendo

¿Cambió mucho no? Yo creo que sí. Si tus soluciones en SharePoint están orientadas a flujos de trabajo, creo que será muy difícil no optar por migrar a la nueva versión, más cuando ya estamos muy cerca de la fecha de lanzamiento. Para pensar...

 

Bibliografía y enlaces interesantes...

• Flujos de trabajo en SharePoint 2010:
• http://blogs.msdn.com/sharepointdesigner/archive/2010/02/22/overview-of-human-workflow-in-sharepoint-2010.aspx
• http://www.endusersharepoint.com/2010/01/14/workflow-designer-in-sharepoint-designer-2010/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+EndUserSharepoint+%28End+User+SharePoint%29
• Novedades en el editor de SharePoint Designer:
• http://blogs.msdn.com/sharepointdesigner/archive/2010/02/24/sharepoint-designer-s-new-workflow-editor-introduction.aspx
• http://blogs.msdn.com/sharepointdesigner/archive/2010/02/26/sharepoint-designer-s-new-workflow-editor-keyboard-shortcuts.aspx
• http://furuknap.blogspot.com/2009/09/sharepoint-designer-2010-workflows.html
• Nuevas acciones, condiciones y funcionalidad:
• http://philwicklund.com/archive/2009/10/26/new-conditions-and-actions-for-sharepoint-designer-2010-workflows.aspx
• http://furuknap.blogspot.com/2009/09/sharepoint-designer-2010-workflow.html
• Integración con Visio:
• http://blogs.msdn.com/visio/archive/2009/11/23/sharepoint-workflow-authoring-in-visio-premium-2010-part-1.aspx
• http://david-martos.blogspot.com/2010/03/creando-flujos-de-trabajo-con-visio.html
• http://mikefitzmaurice.wordpress.com/2009/09/08/will-sharepoint-server-2010-put-fill-in-any-given-isv-here-out-of-business-nothings-impossible-but-probably-not/