lunes, 14 de enero de 2013

10 puntos para entender la Gestión estratégica del portfolio de proyectos en Project Server 2010

El propósito de este breve artículo es introducir al usuario en la potente herramienta de gestión estratégica de portfolio de proyectos en Project Server. Esta herramienta no ha sido tan conocida en la versión 2007 por se una utilidad separada de Project Server. Si embargo, en la versión 2010, su integración total y natural la convierte en una importante solución para el circuito previo a la ejecución de los proyectos: la elección de los proyectos a ejecutar.

(Publicado originalmente en http://www.compartimoss.com/)

1 ¿En qué consiste la gestión estratégica de proyectos en Project Server?

La mejor explicación a mi gusto es que, así como la gestión de proyectos busca lograr una ejecución exitosa de los mismos, la gestión estratégica del portfolio de proyectos, busca seleccionar los proyectos a ejecutar, detectando cuáles le aportan mayor valor al negocio. Si lo piensan 5 minutos, ¿no es esto demasiado importante cómo para no considerarlo?

Muchas organizaciones manejan este proceso de esta forma (muy resumido). A principio de un ejercicio fiscal, determinan los objetivos de negocio. Identifican un conjunto de iniciativas y evalúan cómo pueden ayudar a cumplir esos objetivos de negocio. Estiman un costo de alto nivel de esas iniciativas y un beneficio esperado. En algunos casos planifican la necesidad de recursos. Con todos esos datos seleccionan los proyectos que pueden ejecutar de acuerdo a un presupuesto siempre restringido. Una vez que se aprueba esa selección comienzan los proyectos uno a uno, pero eso ya es terreno conocido.

2 ¿Qué son los drivers del negocio?

El primer paso en este proceso es identificar los objetivos de negocio que perseguimos. Para ello, Project Server mantiene una librería de drivers la cual debemos priorizar a través de un método manual o de un interesante algoritmo que nos hace comparar a todos los drivers entre sí y luego le asigna un peso calculado a cada uno. Más adelante en el proceso, buscaremos aquellos proyectos que mejor estén alineados a nuestros drivers.

3 ¿Cómo se priorizan los proyectos?

El proceso  es sencillo. El primer paso es crear un escenario de análisis en el  que debemos elegir:

  • ¿Qué proyectos vamos a analizar?

  • ¿Qué priorización de drivers utilizaremos?

  • ¿En qué campo almacenamos el costo estimado del proyecto?

  • Y algunos datos más si queremos analizar la disponibilidad de recursos.

Luego, contrastamos la alineación de cada uno de los proyectos contra cada driver y Project Server asigna una prioridad a cada proyecto, teniendo en cuenta la alineación de los mismos, pero también el peso de cada driver.

Lo interesante es que esto lo puede hacer el rol a cargo de la selección de proyectos, pero también puede ser pedido en el workflow de creación de la iniciativa, en donde el dueño de la misma puede crear una primera alineación de su proyecto con los drivers.

El resultado de este paso es una lista priorizada de proyectos.

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4 ¿Cómo es el proceso de selección de proyectos?

Una vez priorizados los proyectos, Project Server compara los costos con un presupuesto general y selecciona los proyectos que generen mayor valor a nuestro negocio y que puedan ejecutarse con nuestro presupuesto actual. Nos brinda la posibilidad de generar varios escenarios con distintas variantes de presupuesto y salvar cada uno de ellos.

Algo muy interesante es que previo a este análisis pudimos haber establecido dependencias como por ejemplo que un proyecto sólo pueda ser elegido si otro también es  elegido. También exclusiones para manejar alternativas entre varios proyectos. Si elijo A, no puedo elegir B o C.

Finalmente no debemos olvidar que siempre podremos sobre-escribir lo que Project selecciona en forma automática, por ejemplo obligando a que un proyecto sea elegido porque es un cambio regulatorio.

Una vez seleccionados los proyectos podemos confirmarlos. Esto, además de registrar ciertos datos en la BD, podría disparar una acción de workflow como la aprobación para efectivamente dar inicio a un proyecto en particular.

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5 ¿Es posible hacer un análisis de disponibilidad de recursos?

Si. Se trata de un paso opcional. Si he definido planes de recursos para los proyectos, puedo hacer análisis, también utilizando varios escenarios, para saber si mi disponibilidad de recursos es suficiente. Incluso puedo hacer variar datos cómo la contratación de recursos para determinar si un proyecto es seleccionado o no.

Como resultado obtengo una segunda selección de proyectos, que depende de los escenarios de análisis de costos. Esta selección también puede ser confirmada y disparar acciones dentro de un flujo de trabajo.

6 ¿Puedo incluir un flujo de trabajo para gestionar la lógica del proceso?

Claro y esta es una de las novedades más interesantes de Project Server 2010. Cada iniciativa puede arrancar con un flujo de trabajo para ir capturando información o realizando aprobaciones parciales. Lo interesante es que una iniciativa que no puede avanzar más en forma individual, puede quedar a la espera del proceso de selección de proyectos. Si la alternativa es seleccionada, la misma puede volver a su flujo individual que puede contener pasos como el inicio formal del proyecto, su ejecución y su cierre, es decir, el circuito completo de gestión de proyectos en la misma herramienta.

Es importante entender que nuestro flujo de trabajo puede no existir, ser simple o tan complejo como lo necesitemos.

7 ¿Cómo construyo los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo en Project Server 2010 deben ser construidos con Visual Studio. Desde el punto de vista de la arquitectura, constituyen una capa por encima de los flujos de trabajo de SharePoint. SharePoint Designer no tiene lugar aquí. Algunas herramientas de terceros como Nintex soportan Project Server. A favor (si la contra es el desarrollo es obligado) es que hay mucho que se resuelve con parametrización: los campos custom, las fases y etapas del flujo, las PDPs que nos permiten agrupar la información y la obligatoriedad de los campos. Todo, menos la lógica del negocio que le queda a nuestro amigo, el Visual Studio.

8 ¿Qué son los Enterprise Project Types?

Cuando creo una iniciativa, lo hago desde Project Web Application, seleccionado un tipo de proyecto (EPT). Un EPT está caracterizado por un flujo de trabajo, una plantilla de sitio, una plantilla de Gantt y un departamento entre otros datos. Los EPTs le dan una enorme flexibilidad a Project Server, que antes no existía.

9 ¿Tengo que crear un Gant?

La creación del Gant no es obligatoria. Lo normal es que ni aparezca la opción en las primeras etapas de nuestro flujo de trabajo. Sin embargo, no es necesario esperar hasta el inicio del proyecto. Podríamos estar capturando algunos hitos principales incluso antes de la aprobación de una iniciativa. Está naturalmente  integrada al flujo de trabajo.

10 ¿Por qué está totalmente integrado con la gestión de proyectos?

Porque en la misma herramienta soporto desde el nacimiento de una idea hasta el cierre del proyecto que la implementa, pasando por un proceso transversal como la selección del conjunto de proyectos que mejor valor le aporten a mi negocio.

Conclusión

Comenzar a trabajar con gestión estratégica del portfolio de proyectos no es una tarea tan complicada en Project Server ya que ha sido uno de sus 4 pilares de mejora en su versión 2010. 

Por supuesto, detrás de una implementación de este tipo, las organizaciones necesitan definir un proceso, si aún no lo tienen. 

De todas maneras, existen diferentes niveles de complejidad para comenzar, no es necesario iniciar con toda la funcionalidad completa.

Los animo a intentarlo. ¡Hasta la próxima!

 

Juan Pablo Pussacq Laborde
SharePoint MVP
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