¿Cómo configurar informes de análisis de uso en WSS 3.0?

Introducción

Requerimiento: conocer si los sitios creados en SharePoint se están utilizando y cómo se están utilizando.

Solución: utilizar informes de análisis de uso. Esta característica existe en MOSS 2007 y se explica en este artículo: http://surpoint.blogspot.com.ar/2010/05/informe-de-uso-del-sitio-en-sharepoint.html. Para WSS 3.0 el procedimiento es un poco más engorroso, pero la característica existe. Los informes son más limitados que los de MOSS.

 

¿Cómo activar los informes?

1. Ir a Central Administration / Operations / Logging and Reporting / Usage analysis processing
2. Dentro de Logging Settings clic en Enable logging (dejar los otros dos campos con los valores predeterminados o configurarlos de acuerdo a las necesidades)
3. Dentro de Processing Settings clic en Enable usage analysis processing y configurar el horario de procesamiento de acuerdo a nuestras preferencias

Para más información sobre este punto, consultar el artículo de Microsoft How to configure Usage Analysis Processing on a Web server by using SharePoint Portal Server 2003 and Windows SharePoint Services or by using SharePoint Server 2007 and Windows SharePoint Services 3.0 en http://support.microsoft.com/kb/825541/

 

¿Cómo encontrar los informes?

El segundo paso es esperar que aparezcan los informes. Para ello, entrar al sitio que queremos analizar:

Site Actions / Site Settings / Site Administration / Site usage report

O por URL a http://servidor/sitio/_layouts/usageDetails.aspx

Nota: si se desea ir a un sub-sitio, se debe acceder al informe específico de ese sub-sitio.

En caso que necesitemos ver un informe consolidado de una colección de sitios, el camino es el siguiente:

Site Actions / Site Settings / Site Collection Administration / Usage summary

Obtendremos un informe como el siguiente:

 

¿Por qué pueden no generarse los reportes?

Es posible que no estén los informes y aparezca una pantalla como la siguiente:

Las posibles causas de la falta del reporte son:

• Aún no se han ejecutado los análisis por primera vez. Al menos hay que esperar un día.
• Nadie ha entrado al sitio desde que activamos esta característica.
• No hubo actividad en los últimos 31 días.

Una forma sencilla de verificar si la característica está activada en un determinado sitio es a través del siguiente comando de STSADM:

stsadm -o getproperty -propertyname job-usage-analysis -url http://server/sitio

Al ejecutarlo, si la característica está activida, arrojará un resultado como el siguiente

<Property Exist="Yes" Value="daily between 01:00:00 and 02:00:00" />

 

¿Qué informes puedo obtener?

En forma predeterminda obtengo un informe como el siguiente

Page / Month Summary

Otros reportes disponibles son los siguientes:

Page / Daily

User / Month Summary

User / Daily

OS / Mont Summary & Daily

Browser / Mont Summary & Daily

Referrer URL / Mont Summary & Daily

 

¿Dónde están registrados los datos?

Los logs de uso del sitio se almacenan en la carpeta que configuramos en el primer paso. Hay que tener en cuenta que se crea una carpeta por cada aplicación web, identificada por un GUID. Más información sobre este punto en: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb814929(v=office.12).aspx

 

Conclusión

Con esta herramienta se puede obtener algo de información de uso de los sitios. Posiblemente se necesite encarar un enfoque más sofisticado, en caso que el requerimiento sea el de un análisis más repetitivo y metódico. En ese caso podría generarse un herramienta que analice la información registrada en los blogs.