¿Cómo inhabilitar Master Projects en Project Server?

La funcionalidad de Master Project permite a los usuarios manejar un nivel de agrupamiento, útil para el manejo de Programas de Proyectos. Esta funcionalidad permite agrupar proyectos (llamados sub-proyectos) con propósitos de planificación, análisis y reportes. Además permite que los sitios de proyecto se creen en forma estructurada, facilitando la navegación de los mismos.

Pero ¿Cómo podríamos inhabilitar esta característica?

La primer pregunta es por qué querríamos inhabilitarla. En principio hay varias razones posibles:

• Nuestra organización no necesita esta característica, porque realiza planificaciones más sencillas o no maneja programas de proyectos.
• La funcionalidad de proyectos maestros a veces es muy complicada de entender y hace que los usuarios armen ciertas “redes de tareas” que luego son difíciles de mantener.
• Se desea impulsar otro tipo de funcionalidad como el manejo de entregables, que permite relacionar proyectos de una forma distinta, a través de listas de SharePoint integradas con Project y Project Server.
• El rendimiento de esta funcionalidad puede no estar acorde a nuestras expectativas.

Si esta es nuestra situación, existe un método muy sencillo para inhabilitar esta funcionalidad. Aplica tanto a Project Server 2007 como a Project Server 2010.

¿Cómo inhabilitar el uso de proyectos maestros?

Ingresar a:

• Server Settings
• Operational Policies
• Additional Server Settings
• Enterprise Settings
• Allow master projects to be saved and published to Microsoft Office Project Server 2007

Quitar la verificación de la opción.

Luego, cuando se intenta salvar un proyecto maestro, aparecerá un mensaje como el siguiente:

¿Pero que sucede si ya estaba usando esta funcionalidad?

Es posible que antes de inhabilitar esta funcionalidad necesitemos eliminar algunos proyectos maestros que ya tengamos almacenados.

Los pasos básicos para eliminar proyectos maestros son:

1. Desvincular los sub-proyectos
2. Convertir los sub proyectos en proyectos
3. Eliminar los proyectos maestros

Estas acciones deben ser realizadas en un orden específico:

1. Desvincular los sub-proyectos

En el proyecto maestro:

1. Seleccionar la tarea resumen correspondiente al sub-proyecto
2. Ir a Task Information – Advanced
3. Deschequear Link to Project
4. Eliminar esta tarea resumen
5. Guardar y publicar el proyecto maestro

2. Convertir los sub proyectos en proyectos

Ir al sub proyecto:

1. Hacer algún cambio (por ejemplo el nombre de una tarea)
2. Guardar y publicar

Nota: si se está utilizando Project Server 2010, esta acción no deberá ser realizada desde PWA porque no tiene efecto.

3. Eliminar los proyectos maestros

Borrar el proyecto principal. Existen dos alternativas:

1. Desde Project Pro: se borra el proyecto y el sitio
2. Desde PWA (Server Settings): se puede indicar si borra el proyecto y el sitio o sólo el proyecto.

Importante: si los sub-proyectos poseen sitios de proyecto creados, el sitio del proyecto maestros no se borrará y aparecerá un mensaje en la cola de Project Server como el siguiente:

Error summary/areas:
An attempt to delete %s failed because that site has children. Delete the child sites from this site and try again.
WSSSPWebHasChildren
Queue
GeneralQueueJobFailed
Error details:

Lo que en realidad sucede es que no se puede eliminar el sitio de proyecto padre, lo que en principio trae dos problemas:

• Queda activo un sitio que no se utiliza
• Aparece como opción de navegación desde los viejos sub-proyectos lo cual genera confusión.

Como solución, se podría dejar un mensaje dentro del sitio de proyecto padre que explique que ese sitio está inactivo. Otro camino posible sería exportar e importar los sitios para subirlos de nivel, pero esto requiere un análisis más profundo.

Aquí terminamos, espero haya sido útil.

Hasta la próxima.