miércoles, 28 de noviembre de 2012

¿Cómo manejar los problemas de rendimiento de las líneas base en Project?

Introducción

Microsoft Project permite almacenar líneas base de los proyectos con el objetivo de hacer controles y comparaciones durante la vida del mismo. Las líneas base son una foto del proyecto que almacena la siguiente información:

  • Fechas de inicio
  • Fechas de fin
  • Duraciones
  • Trabajo
  • Costos

Al almacenar esta información se pueden hacer ciertos análisis, comparando lo que se debería haber hecho con lo que realmente se hizo. Incluso se pueden almacenar varias versiones de líneas base. También se pueden generar vistas de Gantt que comparen dos líneas base.

Son muchos los puntos a favor, pero hay un punto en contra: el rendimiento. Almacenar una línea base ocupa bastante lugar, porque prácticamente duplica el espacio utilizado, lo que ocasiona:

Si el rendimiento es un problema importante, el punto a analizar es si realmente se necesita utilizar esta funcionalidad o alcanza con una de menor alcance.

En este documento se analizan alternativas para un escenario en el cual interesa almacenar sólo las fechas planificadas de un proyecto y consultarlas en un reporte en Project Server.

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La alternativa de los planes interinos

La funcionalidad de planes interinos, es otra alternativa que Project ofrece y que sólo almacena la siguiente información:

  • Fechas de inicio
  • Fechas de fin

Si esa información alcanza para el requerimiento, entonces es una buena elección, porque cambia el espacio ocupado, tal como se ve en el siguiente ejemplo, de un proyecto creado desde cero con 148 tareas (basado en la plantilla MSF Application Development).

Acción Espacio ocupado
Proyecto 1 - Grabación inicial 423 K
Proyecto 1 - Grabación de línea base sin cambios 423 K
Proyecto 1 - Cambio de fecha de proyecto y grabación 720 K
Proyecto 1 - Cambio de fecha de proyecto y grabación línea base 2 944K
Proyecto 1 - Cambio de fecha de proyecto y grabación línea base 3 1.152 K
Proyecto 2 - Grabación inicial 423 K
Proyecto 2 - Grabación de línea base sin cambios 544 K
Proyecto 2 - Cambio de fecha de proyecto y grabación 576 K
Proyecto 2 - Cambio de fecha de proyecto y grabación línea base 2 576 K
Proyecto 2 - Cambio de fecha de proyecto y grabación línea base 3 592 K

Como se ve en la tabla, los planes interinos ocupan menos lugar, pero tienen un problema en las implementaciones de Project Server. La información de las fechas copiadas no llega a la base de datos de Reporting en forma automática, lo cual haría necesario desarrollar algún tipo de custom para que pueda ser consumida por un reporte.

 

La alternativa de las líneas base con menos información

Otra alternativa que surge es la de hacer menos pesada la línea base, usando las siguientes opciones:

  • Grabar sólo tareas seleccionadas
  • Seleccionar sólo la tarea 0 del proyecto

Esta imagen muestra las opciones elegidas (en donde previamente se seleccionó la tarea 0):

image

A continuación los resultados:

Acción Espacio ocupado
Proyecto 3 - Grabación inicial 448 K
Proyecto 3 - Grabación de línea base sin cambios 544 K
Proyecto 3 - Cambio de fecha de proyecto y grabación 544 K
Proyecto 3 - Cambio de fecha de proyecto y grabación línea base 2 560 K
Proyecto 3 - Cambio de fecha de proyecto y grabación línea base 3 560 K

Se puede ver que casi no ocupa espacio adicional. También se puede ver que sólo se almacena la información de línea base en la tarea 0 del proyecto:

image

¿Cuáles son las desventajas?

  • No es intuitivo
  • Se pierde el análisis de desvíos a nivel de tarea

 

Otras alternativas

En caso que se decida no utilizar líneas base, las alternativas posibles son:

  • Campos personalizados
  • Lista de SharePoint en el sitio de proyecto

Estas opciones no tendrían impacto en el rendimiento y hasta podrían ser más intuitivas. Pero se pierden todas las ventajas de una funcionalidad estándar como la línea base, que fácilmente nos permite visualizar desvíos y Gantts de tracking.

Eso es todo por hoy. Hasta la próxima.

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